北京辽宁企业商会
Beijing Liaoning Enterprise Chamber of Commerce

做到这几步  帮你淡定隔空领导会议!

 

如果你平时比较随心所欲,请比平时多一些专注。如果你平时阳光开朗,请多一些沉稳冷静。如果你通常倾向于询问每位在场的人周末过得怎么样,或许试着不做这些。事实上,你最好再也不做这个。为了整个电话会议的顺利进行,务必严格按照规定。


  必须要保证准时

  电话会议的第一条准则就是准时,特别是你是召集者时。例如,你需要在恰当的时间接入。如果电话会议在2:30,你需要在2:29:52时在线。8秒的肖邦乐曲或者伊帕内玛的姑娘乐曲之后,其他人将会加入的同时你将会离线。电话会议中总会有某些人迟到。如果你迟到了,你必须打消对开始时间的可变性的肯定态度。你必须要保证准时。

  提前准备做好的笔记

  当然,不要照着你的笔记念。你很容易能够辨别电话那头是否在照着预备好的稿件念。照着念的话,语调不会跟上说话内容的节奏。紧张的电台呼叫员才会这样做,CEO发布财务结果时才会这样做。你的笔记应当仅仅包含一些关键字和短语,应当类似于一份线路图一样,把你要说的话穿起来。

  融入一个全新的人物角色

  比如,一位新闻节目主播和该领域的记者们开一个圆桌会议。如果你不是召开会议的人,你必须融入一位通过卫星连线和主播连线的记者的角色,同时还有其他记者加入。当轮到你发表意见时,你必须要及时的接入和下线。

  必须要保持严肃

  面对面的会议可以开很多玩笑,但是对于电话会议而言,玩笑却开不得。由于电话会议的内在形式,玩笑时间自然而然的要被禁止,因为电话会议缺少面对面的会议能够带来的视觉和情感的感触。没有人能够在电话会议中读懂你的肢体语言,而肢体语言是幽默的很重要的一部分。每个与会者只是想完成已知的内容。所以,不要开玩笑。

  绝对保持专

  当我们参会时,要保证双眼睁开,不要抠指甲,不要打哈欠,不要在桌子上用两个指头模仿Rockettes风格的抬腿。在电话会议时,这一切都是允许的,因为所有人都在电话那头。但是这样的自由会让我们沾沾自喜,让人们跟不上会议的进程,让人们问一些没有预备好答案的问题,使得举办者十分丢人,也不礼貌。注意要在电话会议中保持像一般的会议那样的注意力。

  尽力不要笑

  这听上去像是一个很冷的建议,但是笑声在电话会议中会听着像是来自地狱的咆哮一般。偷偷笑一下无伤大雅,小声笑一下也没有问题,但是不要咯咯地大笑。

  开对方玩笑同样也不要出现在电话会议中,特别是超过三个人同时在线时。四种意见、但是毫无眼神交流的情况下,会议会显得十分复杂,思维错乱。

  不要随意结束话题

  当你把话题带入了一条死胡同,说出完结的话后,整个会议就将变为一片雷区。任何话都将让会议停顿下来。电话会议需要发表意见、报告进展、修改问题和游说他人,而不需要头脑风暴或者无事闲聊。所以,发表一些长的话题。当其他人发表意见时,让他/她拥有比你更长的准备时间。不要打断别人的发言。除非对方已经说了太长时间,尽量让他们畅抒己见。

  电话会议应当是唯一能够包含信息传递的方式。对于细节、玩笑、幽默和旁白多一些理解,否则它将会让简单的事情多一份不必要的困难。

  声音课程

  声音的重要性一直被低估,但其实声音在电话会议中十分重要。你声音的质量包括清晰度、音量和可信度。说话尽量带着一点紧促的情绪。让你的声音领着会议尽可能多的按照你预想的进行。用声音弥补视觉上不能提供的情绪和内容。如果你的答案中有No出现,那么电话会议建议不要召开。